Enregistrer un contrat de bail

Attention, à partir du 1er janvier 2025, vous devrez enregistrer les baux d’habitation dans la Région de Bruxelles-Capitale auprès du SPF Finances et auprès de la Région de Bruxelles-Capitale.

Enregistrement 

Vous pouvez faire enregistrer un contrat de bail facilement et rapidement via MyMinfin. 

Il est même possible d’enregistrer le contrat de bail d’un membre de votre famille ou d’un ami, même si vous n’êtes pas personnellement concerné par le contrat. 

1. Connectez-vous sur MyMinfin.
2. Cliquez sur « Faire enregistrer un contrat de bail (MyRent) » dans la rubrique « Mon habitation et mes biens immobiliers ».
3. Dans le menu à gauche, cliquez sur « Contrats de location » et puis sur « Déposer votre contrat ».
4. Entrez les données demandées. 
5. Chargez une copie de votre contrat de bail au format PDF. Il peut également être signé électroniquement avec l’eID.
6. Envoyez votre demande. 

Vous recevrez ensuite un accusé de réception de votre demande, mais à ce stade votre demande n’est pas encore enregistrée. Nous encodons les données importantes du contrat de bail dans un registre officiel. Une fois que nous avons traité votre demande, vous recevrez une preuve d’enregistrement (également appelée relation d’enregistrement). L’accusé de réception et la relation d’enregistrement sont souvent envoyés en même temps.

Si votre demande s’avère incomplète, nous vous enverrons une demande de renseignements complémentaires ou nous refuserons votre demande.

Vous ne pouvez pas déposer votre contrat de bail via MyMinfin ? Vous pouvez faire enregistrer votre contrat de bail par courrier. 

Le bailleur doit également faire enregistrer l’état des lieux. 

L’enregistrement est gratuit si l’immeuble est affecté exclusivement à l’habitation :

• Présentez l’état des lieux en même temps que le contrat de bail.
• Présentez l’état des lieux après le contrat de bail, auquel vous joignez alors une copie du contrat de bail déjà enregistré gratuitement ou d’une déclaration stipulant que le contrat de bail a déjà été enregistré gratuitement.

Si l’état des lieux est lié à un contrat de bail autre qu’exclusivement réservé à l’habitation, vous paierez 50 euros de droits d'enregistrement.

Vous ne devez pas faire enregistrer les annexes obligatoires au contrat de bail. 

Mais si vous les joignez au contrat, vous devez suivre les règles suivantes :

• Les annexes relatives aux conditions minimales en termes de qualité seront enregistrées gratuitement, même si le contrat ne les mentionne pas. En Flandre, cette annexe n’est d’ailleurs plus obligatoire. Il s’agit d'une copie de l’arrêté royal du 8 juillet 1997 et de l’annexe reprise dans l’arrêté royal du 4 mai 2007.
• Les autres annexes, comme le certificat de performance énergétique, seront enregistrées gratuitement pour autant que le contrat de bail les énumère. 

Obligations

Le bailleur doit faire enregistrer le contrat de bail. 

Le locataire peut également faire enregistrer le contrat de bail si le bien immobilier loué est affecté exclusivement à l’habitation, mais il n’est pas légalement tenu de le faire.

Il n’est dans certains cas, tels que lors de la location d'un kot ou d’une seconde résidence, pas obligatoire de faire un contrat de bail par écrit. Par conséquent, si aucun contrat de bail n’a été rédigé, il n’est évidemment pas obligatoire de procéder à l’enregistrement.

Selon la situation, le contrat de bail doit être enregistré entre deux et quatre mois après la signature du contrat.

Par exemple, si vous louez une maison ou un appartement affecté exclusivement à l’habitation, vous devez faire enregistrer le contrat de bail dans les deux mois qui suivent la signature du contrat. 

Pour tous les autres contrats de bail, vous devez enregistrer le bail dans les quatre mois qui suivent la signature du contrat. Il s’agit par exemple :

• d’une maison attachée à un magasin ou à un bureau à des fins professionnelles
• d’un commerce
• d’un bâtiment d’entreprise
• d’un terrain 
• d’une place de parking

Si le dernier jour de ce délai tombe un week-end ou un jour férié, le délai est reporté en votre faveur au jour ouvrable suivant. 

Par exemple : si vous signez un contrat de bail commercial le 1er février 2024, le délai d’enregistrement est en principe fixé au 1er juin 2024. Mais comme cela tombe un samedi, le délai est reporté au lundi 3 juin 2024. 

Le coût de l’enregistrement dépend également de la situation.

L’enregistrement d'un contrat de bail d’une maison ou d’un appartement affecté exclusivement à l’habitation est gratuit.

L’enregistrement de tout autre contrat de bail (par exemple, un immeuble commercial ou une place de parking) est payant. Vous devez payer un droit d'enregistrement de 0,2 % sur le montant total du loyer et des charges imposées au locataire pour toute la durée du bail (avec un minimum de 50 euros). 

Veillez à payer ces droits d’enregistrement à temps, dans le délai de quatre mois, pour éviter de devoir payer une amende.

Exemple : vous enregistrez un contrat de bail de trois ans avec un loyer de 900 euros par mois et de 100 euros de charges par mois :

• Le montant total sur lequel nous calculons les droits d’enregistrement est de 36.000 euros (36 mois x 900 euros + 36 mois x 100 euros).
• Vous devez donc payer 72 euros de droits d'enregistrement (36.000 euros x 0,2 %). 

Exception : Si vous louez un immeuble qui est en partie à titre d’habitation et en partie à d’autres fins (comme un commerce ou un bureau), le coût dépend du nombre de contrats de bail que vous signez :

• Pour un seul contrat de bail pour l’ensemble du bâtiment, vous devez payer des droits d'enregistrement pour les deux parties.
• Pour deux contrats de bail distincts (un pour l’habitation et un autre pour la partie destinée à d’autres fins), nous enregistrons gratuitement le contrat de bail qui concerne exclusivement l’habitation et vous ne payez des droits d’enregistrement que pour le contrat de bail relatif à d’autres fins.

Protection légale

L’enregistrement du contrat de bail présente des avantages tant pour le locataire que pour le bailleur. Une fois que le contrat de bail est enregistré, il est contraignant pour les deux parties. Même la personne qui n’a pas signé le contrat de bail enregistré doit le respecter.

Sur MyMinfin, vous pouvez vérifier en ligne si votre contrat de bail est enregistré. 

Protection du locataire

Si vous louez une habitation et que le bailleur souhaite vendre l’immeuble, le nouveau propriétaire devra respecter le contrat de bail enregistré. Dès lors, le nouveau propriétaire ne pourra donc pas vous déloger en un claquement de doigts. 

Protection du bailleur (ou propriétaire)

Si vous louez une habitation avec un contrat de bail enregistré pour une période de plus de trois ans, le locataire doit respecter un délai de préavis pour mettre fin au contrat de bail. Le bailleur bénéficie ainsi dans une certaine mesure d’une stabilité et protection.

De même, si vous donnez  un bien en location à titre d’habitation et à d'autres fins (comme un commerce ou un bureau), il est important d’enregistrer le contrat de bail. De cette manière, l’impôt sur le revenu est calculé et imposé séparément pour les deux parties du bien. Si le contrat n’est pas enregistré, l’ensemble du revenu locatif net devient imposable.